Mục đích của tổ chức sự kiện thường giúp cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu cũng như sản phẩm của mình. Đồng thời đây cũng là cơ hội rất tốt để giao lưu giữa các đối tác, các cơ quan nhà nước, đây là yếu tố giúp đẩy mạnh được thông tin hai chiều, cũng là để tăng cường thêm các mối quan hệ có lợi đối với các doanh nghiệp.
Những điều bạn cần lưu ý trong khi tổ chức sự kiện
Hiện nay, khi có dự định tổ chức những cuộc họp báo, hay tổ chức sự kiện giới thiệu cho mặt hàng, sản phẩm mới ra mắt, các buổi lễ trao giải thưởng,… đa số các công ty họ sẽ lựa chọn địa điểm là các khách sạn đạt tiêu chuẩn sao. Đương nhiên những khách sạn nào đạt được càng nhiêu sao thì sẽ đảm bảo là tốt về nhiều mặt như điều kiện sẵn có để tổ chức sự kiện, nhân viên phục vụ, đầy đủ tiện nghi,… Có một vài đơn vị khi tổ sức một sự kiện trong một khách hàng có tiếng tại Thành Phố Hồ Chí Minh, chỉ tới khi phát thư mời tới cho khách hết rồi mới phát hiện ra là khách sạn đó không thể đủ chỗ cho tất cả các khách mời tới dự. Chính vì vậy, bạn cần phải xem xét trước địa điểm sẽ tổ chức, và lấy trước những thông tin cụ thể hơn.
Sự kết hợp không ăn ý giữa các bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện cũng là nguyên nhân chính gây ra những trục trặc. Người mẫu chắc chắn không thể diễn được nếu như sân khấu cứ thiết kế một cách đủng đỉnh. Còn đối với ca sĩ không thể hát tốt khi không được sự hỗ trợ tốt từ bộ phận âm thanh, cho nên bộ phận âm thanh cũng phải chuẩn bị thật tốt trước giờ diễn của ca sĩ.
Sai lần hay gặp phải trong khi tổ chức sự kiện
Người dẫn chương trình trên sân khấu đôi khi cũng có khi gây ra những tình huống thực sự “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên công ty tổ chức sự kiện sẽ phải gửi trước cho MC bài nói trước khi sự kiện diễn ra khoảng mấy ngày để cho MC có thời gian tập luyện trước để đọc trên sân khấu mới được trôi chảy. Tuy nhiên, có những khi gần tới ngày sự kiện diễn ra vì công việc quá nhiều mà đôi khi cũng quên mất không nhớ ra để gửi cho MC. MC có khi nhận được bài nói của mình trước vài tiếng, điều này đã gây ra tình trạng nội dung một đằng, MC dẫn chương trình một kiểu không trùng khớp với thứ tự của sự kiện.
Tiếp theo đó là việc treo băng rôn quảng cáo để mọi người biết tới sự kiện. Nếu như bạn thấy có công ty nhận tổ chức sự kiện nào mà có hứa rằng sẽ thực hiện treo băng rôn trong thời gian khoảng 1 tuần, tại 20 điểm lớn trong thành phố chắc chắn đó chỉ là lời hứa viển vông.