Tổ chức sự kiện rất dễ nhưng để tổ chức được một sự kiện có quy mô lớn, ghi dấu ấn với tất cả khách mời tham dự thì không phải ai cũng có thể làm được. Cùng “bỏ túi” những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công trong bài viết dưới đây nhé.
Xác định mục tiêu, tính chất, kế hoạch rõ ràng
Đây là việc đầu tiên bạn cần làm để có thể tổ chức sự kiện thành công. Xác định mục đích, tính chất của sự kiện, từ đó lập kế hoạch về địa điểm, thời gian, các phần mục diễn ra trong chương trình, lên danh sách khách mời, liên hệ nghệ sĩ (nếu có), tìm kiếm đơn vị cho thuê sân khấu, backdrop…
Chuẩn bị càng cẩn thận và chi tiết sẽ càng giúp bạn nhàn hơn trong quá trình sự kiện diễn ra, có thời gian quan sát tổng thể, kịp thời phát hiện và xử lý những sự cố bất ngờ.
Lập kế hoạch dự phòng
Rất khó để chương trình có thể trùng khớp 100% so với kế hoạch dự tính ban đầu. Trong quá trình tổ chức sự kiện có rất nhiều yếu tố tác động như: khách mời, thiết bị âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ… dẫn đến sự sai lệch về thời gian hoặc xảy ra sự cố bất chợt. Chính vì vậy, bạn nên xây dựng những kế hoạch dự phòng khác nhau, đặt ra các trường hợp giả thiết từ trước để kịp thời ứng biến, không để “vỡ” chương trình hoặc “chết” sân khấu.
Chú ý những chi tiết nhỏ
Đôi khi những chi tiết nhỏ lại có ảnh hưởng to lớn đến sự thành công của một sự kiện như việc in ấn thiệp, gửi thiệp tới khách hàng, thông báo cho khách hàng thời gian, địa điểm, những yêu cầu phụ của sự kiện như: dress code, phụ kiện cần đem tới… Việc dự trù được số lượng người tham dự, nhất là với những sự kiện kết hợp với ăn uống sẽ giúp bạn chuẩn bị chu đáo và hoàn hảo hơn.
Bạn có thể thuê người chụp ảnh, lưu lại khoảnh khắc của khách mời tại sự kiện. Thiết kế thiệp cảm ơn và gửi kèm ảnh tới khách mời. Nhất là đối với những vị khách quan trọng, đối tác, khách hàng, giúp bạn gây dấu ấn, tạo thiện cảm trong mắt họ.
Chọn đơn vị cho thuê sân khấu chuyên nghiệp
Bạn cần tìm một đơn vị cho thuê sân khấu chuyên nghiệp, có thể lắp đặt đa dạng các loại sân khấu. Toàn bộ khung sân khấu, thảm trải đều phải còn mới, nguyên vẹn, đảm bảo an toàn và tính thẩm mỹ. Thống nhất rõ ràng về thời gian lắp đặt và hoàn thiện sân khấu để không làm ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu chương trình.
Đông Kinh Media là đơn vị cho thuê sân khấu uy tín bậc nhất hiện nay. Với kinh năm lâu năm trong nghề cùng đội ngũ nhân viên lắp đặt chuyên nghiệp, tận tâm, Đông Kinh Media sẽ hỗ trợ bạn hết mình, cùng bạn xây dựng chương trình sự kiện thành công hoàn hảo.