Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nghề tổ chức sự kiện đang ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện nay. Trong bài viết này Dongkinhmedia sẽ giúp các bạn có thêm những kinh nghiệm để có thể tổ chức một sự kiện thành công.

Trước hết chúng ta cần làm rõ, một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra trơn tru, mạch lạc, truyền tải được những thông điệp mà khách hàng và nhà tổ chức muốn đạt được. Vậy chúng ta cần phải để ý những yếu tố nào để tổ chức thành công một sự kiện.

to chuc su kien

1. Ý tưởng cho sự kiện

Đây là chìa khoá xuyên suốt của sự kiện, nó chi phối mọi công việc và phạm vi tổ chức của sự kiện.
Ý tưởng này thường được lên dựa theo các yếu tố:

  • Thông điệp mà chương trình, nhà tổ chức sự kiện muốn truyền tải.
  • Yêu cầu của khách hàng ( VD: tiệc cảm ơn, tiệc tri ân khách hàng thì bạn cần lên ý tưởng xoay quoanh những yếu tố đó… )
  • Kinh phí của chương trình.
  • Đối tượng và thành phần khách mời tham dự sự kiện.

2. Kế hoạch tổ chức:

– Sau khi đã thống nhất được ý tưởng là đến công đoạn triển khai công việc. bạn cần phải có kế hoạch chi tiết để giúp việc tổ chức sự kiện được diễn ra thuận lợi nhất.

– Lên Market chương trình ( biến ý tưởng thành thực tế ): bao gồm thiết kế bối cảnh, địa điểm, bố trí ——- Chia nhỏ các công việc thành các hạng mục để thực hiện

  • Dàn dựng: bao gồm thiết kế, in ấn
  • Thiết bị tổ chức: âm thanh, ánh sáng, nhà dàn
  • Nhân sự: nhân sự phục vụ PG, MC, diễn viên sân khấu
  • Ghép các khâu với nhau thành kế hoạch hoàn chỉnh

Kế hoạch tổ chức càng được lên chi tiết thì bạn càng ít nguy cơ gặp sự cố phát sinh. Luôn luôn chủ động trong các kế hoạch của mình, luôn có phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất.

3. Tìm các đơn vị cung cấp phù hợp:

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp thiết bị và dịch vụ cho sự kiện. Kinh nghiệm cần là bạn nên tìm hiểu thật kĩ trước khi quyết định chọn nhà cung cấp cho mình. Một đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện tốt phải đảm bảo các yếu tố:

  • Rõ ràng và minh bạch về công việc, chi phí. Việc này sẽ giúp bạn chủ động trong công việc tránh phát sinh.
  • Luôn hỗ trợ nhà tổ chức với mục tiêu tạo nên một chương trình hoàn hảo.
  • Luôn đúng giờ và có tác phong chuyên nghiệp nhất.
  • Thiết bị và nhân sự phù hợp với yêu cầu của sự kiện mà bạn muốn triển khai.

4. Đừng bao giờ bó buộc sự kiện phải đi theo 1 hướng cố định:

– Bạn cần hiểu là việc tổ chức sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều yếu tố. Chỉ một trong các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo cả dây chuyền thay đổi ( VD: bạn đặt địa điểm là sự kiện tiệc ngoài trời… những trời mưa tất cả việc setup, nhân sự, thiết bị sẽ ngay lập tức bị ảnh hưởng. Nếu bạn chỉ có 1 hướng cố định sẵn rất có thể sự kiện của bạn sẽ không thể thực hiện được. )

– Do đó khi là một nhà tổ chức sự kiện bạn cần luôn sẵn sàng thay đổi vì các nguyên nhân không lường trước được với mục tiêu là tổ chức một sự kiện thành công.

5. Điều cuối cùng: hãy tổ chức sự kiện với cái tâm của một người làm dịch vụ.

– Tâm niệm điều này bạn sẽ luôn luôn hướng tất cả tới một mục tiêu chung là cung cấp dịch vụ tốt nhất cho chương trình và khách hàng của bạn.

– Nên nhớ một sự kiện qua đi đọng lại là cảm xúc của khách hàng và những tấm ảnh do đó việc tạo cảm xúc là vô cùng quan trọng khi tổ chức sự kiện. Cảm xúc xuất phát từ ngày khi bạn bắt đầu ý tưởng để triển khai nó chứ không chỉ đơn giản.

to chuc su kien chuyen nghiep


Nếu bạn cần đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hoặc đơn giản là cần sự tư vấn cho chương trình của mình hãy liên hệ với Dongkinhmedia theo Hotline: 097 289 7774 hoặc 091 641 1236

Dongkinhmedia – Nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê sân khấu, âm thanh, ánh sáng hàng đầu.
Website: chothuesankhau247.com

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *