Với xu hướng tổ chức sự kiện như hiện nay chỉ bó buộc trong việc tổ chức event đơn lẻ ở những địa điểm xung quanh nhàm chán; bên cạnh việc tổ chức sự kiện tại tỉnh thành nơi bạn sinh sống sẽ góp phần đơn giản do sự thông thạo địa hình, thì việc tổ chức sự kiện ở xa sẽ mang lại cho bạn những trải nghiệm thú vị, những bỡ ngỡ ở một vùng đất mới mẻ. Do đó, chúng ta hãy cùng DONGKINHMEDIA tìm hiểu cần phải lưu ý gì khi tổ chức sự kiện ở một nơi xa nhé.
1. Cần chuẩn bị trước địa điểm
Nếu như khi bạn không thể tới tận nơi để khảo sát được địa điểm diễn ra sự kiện thì bạn cần phải gọi điện trước tới cơ quan chức năng liên quan tại đó hoặc một người thân của bạn sống tại đó để kiểm tra xem thời gian bạn tổ chức sự kiện thì vị trí đó có còn trống hay không, có bị trùng lặp với những sự kiện khác hay không. Rồi sau đó bạn hãy tiếp tục hoàn thành các thủ tục liên quan tới việc tổ chức sự kiện như setup sân khấu, chuẩn bị tiệc, thanh toán chi phí, kí kết hợp đồng,…
Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức thì bạn cũng cần phải đặt trước địa điểm nghỉ ngơi cho những người trong đoàn tổ chức; và tốt nhất thì bạn nên chuẩn bị trước địa điểm tổ chức và địa điểm nghỉ ngơi một tháng để tránh xảy ra những sự cố bất ngờ.
2. Khảo sát địa điểm
Cũng giống như việc đặt địa điểm thì việc khảo sát địa điểm thường gây lên nhiều khó khăn hơn bạn tưởng. Việc tổ chức sự kiện ở một nơi xa đã khó, mà khi bạn tổ chức một chuỗi các sự kiện ở một nơi xa lạ khác nhau thì khó khăn còn nhân lên nữa; và bạn cũng không thể khảo sát được toàn bộ các địa điểm, bạn hãy chia nhỏ những vị trí trọng yếu ra để chia cho các cộng sự của bạn khảo sát trước sự kiện sẽ hợp lý hơn.
3. Chuẩn bị chu đáo công tác di chuyển của khách mời
Đây là một trong những vấn đề ưu tiên mà bạn cần phải đặt lên hàng đầu bởi việc đi lại của khách mời cần phải chính xác và nhanh gọn, tạo điều kiện tốt nhất để họ có thể tham gia sự kiện, thì sự kiện mới thành công được.
Chúng ta cũng không thể chốt danh sách khách mời trước thời gian quy định nếu thiếu thông tin từ khách mời, bạn cần phải liên hệ khách mời thường xuyên và xem lại vé trong trường hợp có người bận đột xuất.
Nếu bạn còn bất kỳ băn khoăn, thắc mắc gì về việc chuẩn bị, lên kế hoạch cho một sự kiện ở 1 nơi xa thì bạn hãy liên hệ ngay tới DONGKINHMEDIA để có được sự tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất nhé.