Theo xu hướng của xã hội và nhu cầu của người dân mà ngày nay, các sự kiện ngoài trời diễn ra ngày càng nhiều. Đó thường là những sự kiện lớn, thu hút lượng khan giả đông đáo cùng sự quan tâm đặc biệt từ truyền thông như những chương trình ca nhạc nghệ thuật hay cuộc thi, bởi vậy công tác tổ chức càng được đặc biệt trú trọng. Hơn nữa, phần lớn các sự kiện này được diễn ra vào buổi tối làm phát sinh thêm nhiều vấn đề. Có thể nói, để tạo nên được một sự kiện ngoài trời thành công không hề dễ dàng. Sau đây là những điểm cần lưu ý để giúp cho việc tổ chức sự kiện được thuận lợi.
1. Chú ý thời tiết
Vì diễn ra ở ngoài trời và thường vào buổi tối nên yếu tố thời tiết cần được đặc biệt lưu ý bởi nếu thời tiết thuận lợi thì mọi việc đều được diễn ra theo đúng kế hoạch, ngược lại nếu không được thiên nhiên ủng hộ thì ta buộc phải sử dụng nhiều thiết bị che chắn. Như thế tổng chi phí sản xuất sẽ bị tăng lên gây thiệt hại cho ban tổ chức.
2. Địa điểm tổ chức
Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đó chính là địa điểm tổ chức rộng hay hẹp, thuận tiện đi lại hay không. Bởi diện tích và địa thế sẽ quyết định quy mô của sự kiện, loại phông bạt cần thuê và sự thiết kế sân khấu. Diện tích rộng sẽ chứa được nhiều người vậy nên việc đảm bảo an ninh cũng sẽ là một vấn đề lớn của ban tổ chức.
3. Việc thiết kế sân khấu
Khi đến tham dự một sự kiện, thứ khán giả nhìn thấy đầu tiên và hướng tới trong suốt thời gian diễn ra đó chính là sân khấu. Bởi vậy việc thiết ké một sân khấu ấn tượng, thu hút mà vẫn thể hiện đúng mục đích, chủ đề của sự kiện chính là một câu hỏi khó. Bởi sân khấu cần được tính toán làm sao để được dựng ở vị trí trung tâm để người xem có thể thuận tiện theo dõi từ mọi phía. Thậm chí có những sự kiện lớn, lượng khan giả và khách mời quá đông, ban tổ chức còn phải tính toán vị trí để đặt thêm các màn hình LED xung quanh. Việc thiết kế sân khấu ngoài trời còn có thêm một nhược điểm là sẽ khó khăn trong việc điều chỉnh ánh sáng và âm thanh cũng như bảo quản trong trường hợp gặp thời tiết xấu.
Trên đây là những điểm mà bất kì ai muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời cần phải đặc biết chú ý bởi chỉ cần một sai sót nhỏ cũng khiến cho toàn bộ ekip phải thay đổi kịch bản chương trình. Là những người làm sự kiện chuyên nghiệp, chúng ta cần phải hạn chế tối đa thiệt hại cho ban tổ chức.