Để tổ chức thành công một sự kiện bất kỳ, bạn cần quan tâm và chuẩn bị nhiều yếu tố khác như quy mô, địa điểm, trang thiết bị, khách mời,… Hãy cùng tham khảo những lưu ý quan trọng dành cho người tổ chức sự kiên dưới đây để có thêm những kinh nghiệm làm nghề nhé.
Về địa điểm tổ chức, chúng ta cần khảo sát kỹ về kho bãi, mặt bằng tổ chức, phòng ốc, nguồn điện nước, tình hình an ninh an toàn, cách bài trí, phân bố các khu vực sân khấu, khu vực khán giả,… và xây dựng mối quan hệ với người quản lý trực tiếp của địa điểm đó.
Cùng với đó, khi set up sự kiện cần có phương án thi công phù hợp. Ví dụ, nếu sự kiện sử dụng nhà bạt thì cần được kết cấu như thế nào, đảm bảo có các trụ cột chắc chắn được liên kết với nhau bằng hệ thống ốc vít, có cột thu lôi phòng trường hợp thời tiết mưa bão,… Đối với sâu khấu thì sân khấu rộng, cao bao nhiêu, có khả năng chịu lực như thế nào, âm thanh, ánh sáng ra sao,…
Riêng với các sự kiện có tính chất nghiêm túc, sử dụng tới các hình tượng Bác Hồ, lá quốc kỳ thì cần hết sức chú ý tới vị trí đặt để, không được tùy tiện. Tượng Bác và quốc kỳ luôn được đặt ở vị trí trang trọng trên sân khấu với độ cao ở phía trên đầu diễn giả. Khi treo cờ của các nước khác nhau thì cần chuẩn bị các lá cờ có kích cỡ như nhau, vị trí cờ sắp xếp theo tên của các nước theo bảng chữ cái tiếng Anh.
Cần sắp xếp kỹ càng vị trí hậu đài. Khu vực hậu đài cần được chia thành đầy đủ các khu vực khác nhau như: cánh gà, khu vực trang điểm, khu vực phòng chờ, khu vực thay đồ, lối vào, khu đạo cụ, kỹ thuật,… Các khu vực đều có biển chỉ dẫn riêng và cần đảm bảo vệ sinh, sự gọn gàng. Trong các chương trình truyền hình, gameshow có thể diễn ra các phần phỏng vấn hậu trường, do đó, việc phân chia rõ ràng và đảm bảo vệ sinh sẽ giúp các khung hình được ghi lại một cách chuyên nghiệp và trọn vẹn hơn.
Cần tính được lượng khách mời và khán giả để lên sơ đồ và sắp xếp các hàng ghế cho phù hợp. Dựa trên số lượng người và đặc điểm của sự kiện chúng ta có thể lựa chọn các kiểu sơ đồ ghế ngồi phù hợp với không gian của địa điểm tổ chức như theater classroom hay set menu,… Riêng việc chuẩn bị chỗ ngồi cho các khối khách mời khác nhau như quan chức nhà nước, khách mời doanh nghiệp,… cũng cần được tính đến và chuẩn bị chu đáo.