Để có một sự kiện thành công không những cần chăm chút kịch bản, khung chương trình, khách mời mà bạn nên lưu ý cả đến địa điểm tổ chức sự kiện. Đây gần như là khâu mất thời gian, đau đầu nhất mà người tổ chức sự kiện gặp phải. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, Đông Kinh media sẽ tổng hợp những tiêu chí giúp chọn địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo.
Vị trí địa điểm tổ chức sự kiện
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần đánh giá xem vị trí của địa điểm đó có hợp lý hay không. Không nhất thiết chương trình nào cũng phải tổ chức ở trung tâm thành phố. Tùy tính chất sự kiện mà bạn có thể chọn vị trí ở vùng ngoại thành hay gần các khu du lịch. Quan trọng là vị trí đó phải thuận tiện đi lại, có thể đi được ô tô, có chỉ dẫn di chuyển hay định vị được trên bản đồ để khách mời dễ dàng tìm được địa điểm.
Với những sự kiện cần thu hút sự chú ý của mọi người nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì nên chọn những địa điểm có vị trí thu hút như ngoài mặt đường lớn, tại những con phố đông đúc hay vị trí có điểm nhấn đặc biệt…
Bạn cần lưu ý tới khu vực để xe cho khách mời, nhất là với những sự kiện sang trọng mà khách mời chủ yếu đi ô tô thì chỗ để xe cần rộng rãi, thoáng đãng, thuận tiện cho xe quay đầu.
Không gian địa điểm tổ chức sự kiện
Tùy từng sự kiện mà diện tích không gian tối thiểu cần đáp ứng sẽ khác nhau. Bạn cần lắp đặt sân khấu kích thước bao nhiêu? Số lượng thiết bị âm thanh, ánh sáng như thế nào? Số lượng khán giả là bao nhiêu? Có tiết mục, chương trình gì cần không gian rộng lớn không? Hãy trả lời những câu hỏi này để tìm được địa điểm tổ chức sự kiện có không gian phù hợp. Với những sự kiện lớn có mời ca sỹ, nghệ sĩ thì cần phải có phòng nghỉ cho nghệ sĩ, phòng quản lý, phòng thay đồ…
Trang thiết bị hỗ trợ
Tùy từng địa điểm mà trang thiết bị hỗ trợ sẽ khác nhau. Nhất là trong các nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có sẵn rất nhiều thiết bị hiện đại, ví dụ: màn LED, backdrop check in ngoài sản, cổng hoa trang trí, đèn chớp…
Nếu bạn chọn địa điểm tổ chức tại bãi biển, vườn cây, bãi đất trống thì phải set up và thuê thiết bị âm thanh của các đơn vị cho thuê đồ tổ chức sự kiện.
Giá cả
Tùy thuộc vào nguồn nhân sách, chi phí cho sự kiện mà bạn có thể chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Tất nhiên, chi phí càng lớn thì cơ hội thuê được địa điểm đẹp càng cao, cơ hội gây dấu ấn với khách mời cũng tăng lên rất nhiều.
Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý đến các chi phí phát sinh như: phụ phí lắp đặt, phục vụ, thuê quá giờ quy định…