Quản trị và xử lý các rủi ro hiệu quả là một công việc không thể thiếu của các nhà tổ chức khi đăng cai bất kỳ sự kiện nào. Người tổ chức cần dự đoán, kiểm soát và xử lý hiệu quả được những vấn đề phát sinh xung quanh sự kiện, giảm thiểu những tổn hại về tiền bạc, danh tiếng,…
Để quản trị rủi ro hiệu quả, chúng ta cần thực hiện tốt các công tác sau:
- Khảo sát địa điểm tổ chức
- Lên kịch bản các tình huống kiểm soát đám đông (tham khảo các sự kiện tương tự)
- Kiểm tra lại quy trình tổ chức sự kiện
1. Khảo sát địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp với từng sự kiện và tiến hành khảo sát địa điểm trước khi sự kiện diễn ra rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn có được những sắp xếp và điều chỉnh phù hợp, cần thiết cho sự kiện theo đặc thù riêng của địa điểm. Các yếu tố bạn cần quan tâm là diện tích, không gian, phong cách, giá cả của địa điểm tổ chức, đường đi có thuận tiện hay không, quãng đường có quá xa với quan khách không, địa điểm tổ chức là ngoài trời hay trong nhà, nếu là ngoài trời thì cần chuẩn bị gì để đề phòng các rủi ro về thời tiết,…
2. Lên kịch bản các tình huống kiểm soát đám đông
Một sự kiện với hàng nghìn người tham dự có thể diễn ra theo nhiều hướng khác nhau mà bạn khó lòng kiểm soát nếu không có sự chuẩn bị trước. Là người tổ chức sự kiện, trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần dự đoán được các tình huống có thể xảy đến. Bạn có thể tham khảo các sự kiện và trường hợp tương tự đã từng có và kinh nghiệm xử lý của những người đi trước. Chúng ta khó lòng dự đoán được tất cả các trường hợp xấu nhưng ít nhất cũng phải có sự chuẩn bị và sẵn sàng để xử lý chúng một cách nhanh chóng và gọn gàng nhất. Một số việc làm bạn nêu chuẩn bị sẵn cho các sự kiện quy mô lớn để tránh được những trường hợp xấu nhất, đó là: chuẩn bị lối thoát hiểm, chuẩn bị sẵn xe cứu thương, xe cứu hỏa, chuẩn bị lực lượng an ninh để kiểm soát đám đông,…
3. Quản lý quy trình tổ chức sự kiện
Sau khi đưa ra kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng ta cần nắm rõ và quản lý chặt được các khâu tổ chức để không xảy ra bất kỳ sai sót nào từ công tác chuẩn bị vât tư, thiết bị cần thiết, xin giấy phép tổ chức (đối với những sự kiện lớn, tổ chức tại các địa điểm cần được cấp giấy phép), tiếp đón, kịch bản, kiểm soát nội dung sự kiện, khách mời, hậu cần, vệ sinh an toàn thực phẩm, quà tặng, sân khấu,… Tất cả đều cần được kiểm tra kỹ lượng lại trước khi sự kiện diễn ra.